Skip to main content

Дзен і мистецтво організації файлів і папок

Дзен і мистецтво організації файлів і папок

Geoffrey Carr

Чи є ваш робочий стіл парабором акуратності чи переповнений такими іконками, що ви боїтеся дивитись на це? Якщо ви відклали організацію, оскільки завдання занадто велике або складне, або ви не знаєте, з чого почати, у нас є 40 порад, які допоможуть вам покращити манерство вашої цифрової подачі.

Для всіх тих читачів, які хотіли б організувати свої файли та папки, або, якщо вони вже організовані, краще організовано - ми склали повне керівництво, щоб організувати та організувати їх, як всеохоплюючу статтю, яка, ми сподіваємось, охопить всі можливі поради, які ви могли б хотіти.

Ознаки того, що ваш комп'ютер погано організований

Якщо ваш комп'ютер є безлад, ви, напевно, вже знаєте про це. Але, на всякий випадок, у вас немає, ось кілька знакових сигналів:

  • На вашому робочому столі більше 40 значків
  • "Мої документи" містить більше 300 файлів і 60 папок, включаючи MP3 і цифрові фотографії
  • Ви використовуєте вбудовану систему пошуку Windows, коли вам потрібно знайти файл
  • Ви не можете знайти програми в списку нестандартних програм в меню "Пуск"
  • Ви зберігаєте всі свої документи Word в одній папці, у всіх ваших таблицях у другій папці тощо
  • Будь-який файл, який ви шукаєте, може бути в будь-якому з чотирьох різних наборів папок

Але перш, ніж ми почнемо, ось кілька коротких приміток:

  • Ми збираємося припустити, що ви знаєте, які файли та папки, і як створювати, зберігати, перейменовувати, копіювати та видаляти
  • Організаційні принципи, описані в цій статті, однаково стосуються все комп'ютерні системи. Однак, скріншоти тут будуть відображати, як виглядають речі в Windows (зазвичай, Windows 7). Будемо також згадати деякі корисні функції Windows, які допоможуть вам організувати роботу.
  • Кожна людина має свою улюблену методологію організації та подачі документів, і це дуже легко потрапити в аргументи "Мій шлях краще, ніж ваш шлях". Реальність така є є немає ідеального способу організувати речі. Коли я написав цю статтю, я намагався зберегти загальну та об'єктивну точку зору. Я вважаю себе надзвичайно добре організованим (до суті одержимості, розповідаю правду), і я мав 25-річний досвід у зборі та організації файлів на комп'ютерах. Тому я маю багато чого сказати на цю тему. Але поради, які я описав тут, є лише односторонній робити це. Сподіваємося, що деякі з цих порад працюватимуть і на вас, але, будь ласка, не читайте це як будь-який "правильний" спосіб зробити це.

Наприкінці статті ми просимо вас, читач, отримати поради щодо власної організації.

Чому турбує організацію у всіх?

Для деяких, відповідь на це питання є самоочевидною. І все ж, в цю епоху потужного програмного забезпечення для настільного пошуку (можливості пошуку, вбудовані в меню Windows Vista та Windows 7, а також сторонні програми, такі як Google Desktop), потрібно запитати та відповісти на це питання.

У мене є друг, який розміщує кожен файл, який він коли-небудь створює, отримує або завантажує в нього Мої документи папку і не заважає подавати їх у вкладені папки взагалі. Він спирається на функціональність пошуку, вбудовану в його операційну систему Windows, щоб допомогти йому знайти все, що він шукає. І він завжди знаходить це. Він пошуковий самурай. Для нього подача - марна цінний час, який можна було б витратити, насолоджуючись життям!

Спокусливо слідувати цьому прикладу. На перший погляд, чому б хтось наважився взяти час, щоб організувати свій жорсткий диск, коли таке відмінне програмне забезпечення для пошуку доступне? Ну, якщо все, що ви колись хочете робити з файлами, які ви володієте, - знайти їх і відкрити їх індивідуально (для прослуховування, редагування тощо), то немає ніяких причин для того, щоб коли-небудь турбуватися про те, як робити один лом організації. Але розгляньте ці загальні завдання, які неможливо досягти за допомогою програмного забезпечення для настільного пошуку:

  • Пошук файлів вручну. Часто це не зручно, швидко або навіть можливо використовувати програмне забезпечення для пошуку на робочому столі, щоб знайти те, що ви хочете. Він не працює на 100% часу, або ви навіть не можете його встановити. Іноді його просто відкриваєш швидше, щоб перейти прямо до потрібного файлу, якщо ви знаєте, що це в певній підпапці, а не в тралінг через сотні результатів пошуку.
  • Знайти групи подібних файлів (наприклад, всі ваші "робочі" файли, всі фотографії свята вашої Європи в 2008 році, усі ваші музичні відеоролики, всі MP3-файли з Темний бік Місяця, усі ваші листи, які ви написали своїй дружині, всі ваші податкові декларації). Розумне називання файлів дозволить вам лише покинути. Іноді це дата створення файлу важлива, іноді це формат файлу, а інший раз - мета файлу. Як називати колекцію файлів так, щоб їх було легко виділити на основі будь-який вищезгаданих критеріїв? Коротка відповідь, ви не можете.
  • Перемістити файли на новий комп'ютер. Настав час оновити ваш комп'ютер. Як швидко ви захопити всі важливі для вас файли? Або ви вирішили мати два комп'ютери тепер - один для дому і один для роботи. Як швидко вилучити лише файли, пов'язані з роботою, щоб перенести їх на робочий комп'ютер?
  • Синхронізувати файли з іншими комп'ютерами. Якщо у вас більше одного комп'ютера, і вам потрібно відобразити деякі файли на іншому комп'ютері (наприклад, у вашій колекції музики), вам потрібно швидко визначити, які файли потрібно синхронізувати, а які - ні. Ви, звичайно, не хочете синхронізувати все?
  • Виберіть, які файли для резервного копіювання. Якщо ваш режим резервного копіювання вимагає створення декількох резервних копій або вимагає швидкого резервного копіювання, то вам потрібно буде мати змогу вказати, які файли потрібно буде резервувати, а які - ні. Це неможливо, якщо вони всі в тій же папці.

Нарешті, якщо ви просто когось, хто насолоджується організованістю, охайністю та упорядкованістю (мені, мені!), То вам навіть не потрібна причина. Бути дезорганізованим просто немислимо.

Поради щодо організації роботи

Тут ми представляємо наші 40 найкращих порад щодо організації. Або, якщо ви вже організовані, отримати краще організований

Порада № 1. Обережно виберіть свою систему організації

Причина того, що більшість людей не організована, це те, що потрібно час. І це спочатку річ, яка вимагає часу, - це рішення системи організації. Це завжди справа особистих уподобань, і це є ні щось, про що герой на сайті може розповісти вам. Ви завжди повинні вибирати власну систему на основі того, як організовується власний мозок (що робить припущення, що ваш мозок насправді організований).

Ми не можемо вас навчати, але ми може внесіть пропозиції:

  • Ви можете почати роботу з системою, заснованою на користувачах комп'ютера. наприклад "Мої файли", "Файли моєї дружини", "Файли мого сина" тощо. Всередині "Мої файли" ви можете розбити його на "Особистий" та "Бізнес". Тоді ви зможете зрозуміти, що існують дублювання. Наприклад, всі можуть хотіти поділитися доступом до музичної бібліотеки або фотографіями зі шкільної гри. Таким чином, ви можете створити ще одну папку під назвою "Сім'я", для "загальних" файлів.
  • Ви можете вирішити, що розбивка ваших файлів на найвищому рівні базується на "джерелі" кожного файлу. Іншими словами, хто створив файли. Ви можете мати "Файли, створені ME (діловими чи особистими)", "Файли, створені людьми, якими я знаю (сім'я, друзі тощо)", і, нарешті, "Файли, створені рештою світу (музичні файли MP3, завантажені або розірвані фільми чи телевізійні шоу, файли встановлення програмного забезпечення, чудові знімки на робочий стіл, зібрані вами тощо) ". Ця система, здається, є тією, яку я використовую. Дивись нижче:

    Марка це для файлів, створених мною VC для файлів, створених моєю компанією (Virtual Creations) Інші це для файлів, створених моїми друзями та родиною Дані це решта світу Крім того, Налаштування де я зберігаю файли конфігурації та інші файли даних програми для мого встановленого програмного забезпечення (докладніше про це в кінці № 34 нижче).
  • Кожна папка буде представляти свій власний певний набір вимог для подальшого суб-організація Наприклад, ви можете вирішити організувати вашу колекцію музики в підпапках на основі імені виконавця, а ваша цифрові фотографії можуть бути організовані залежно від дати їх прийняття. Вона може бути різною для кожної підпапки!
  • Інша стратегія буде заснована на "точності". Файли, які ще потрібно відкрити та переглянути в прямому ефірі, в одній папці. Ті, кого розглядали, але ще не подали, живуть в іншому місці. Поточні, активні проекти живуть ще в іншому місці. Всі інші файли (ваш "архів", якщо хочете) буде жити в четвертій папці. (І, звичайно, у цій останній папці потрібно створити додаткову підсистему на основі однієї з попередніх точок куль).

Подумайте про це - змінивши його, коли виявиться неповним, може бути велика клопота! Перш ніж вдатися до проблем із впровадженням будь-якої системи, яку ви придумаєте, вивчіть широкий перетин файлів, які ви володієте, і подивіться, чи зможуть вони все знайти гарне логічне місце для розміщення у вашій системі.

Порада #2. Коли ви вирішите про вашу систему, Дотримуйся цього!

Немає нічого більше безглуздого, ніж подолати всі проблеми створення системи та подання всіх ваших файлів, а потім кожного разу, коли ви створюєте, отримуєте або завантажуєте новий файл, ви просто скиньте його на свій робочий стіл. Ви повинні бути дисциплінованими - назавжди! Кожен новий файл, який ви отримуєте, витратити ці зайві кілька секунд, щоб подати там, де він належить! Інакше через лише місяць-два ви будете гіршими, ніж раніше - половина ваших файлів буде організована, а половина буде дезорганізована - і ти не знаєш, що таке!

Порада #3. Обережно виберіть кореневу папку вашої структури

Кожен файл даних (документ, фото, музичний файл тощо), який ви створюєте, володієте чи є важливим для вас незалежно від того, звідки він надійшов, має бути знайдено в межах одна папка, і що одна окрема папка повинна бути розташована в кореневому віконці вашого диска C: (як підпапці з C: ) Іншими словами, робіть ні базу структуру своєї папки в стандартних папках, таких як "Мої документи". Якщо ви робите це, то ви залишаєтеся інженерами операційної системи, щоб вирішити, яка структура папок для вас найкраще. І кожна операційна система має іншу систему! У Windows 7 ваші файли знаходяться в C: Users YourName, в той час як на Windows XP це було C: Documents and Settings YourName Мої документи. У системах UNIX це часто / home / YourName.

Ці стандартні папки за замовчуванням, як правило, заповнюються непотрібними файлами та папками, які вам зовсім не важливі. "Мої документи" - найгірший злочинець. Схоже, кожен другий фрагмент програмного забезпечення, який ви встановлюєте, хоче створити власну папку в папці "Мої документи". Ці папки зазвичай не підходять до вашої організаційної структури, тому не використовуйте їх! Фактично, навіть не використовуйте папку "Мої документи" взагалі. Дозвольте це заповнити небажаним, а потім просто ігнорувати його. Це звучить еретично, але: ніколи не відвідуйте папку "Мої документи"! Видаліть свої піктограми / посилання до "Мої документи" і замініть їх посиланнями на папки ти створив і ти піклуватися про!

Створіть власну файлову систему з нуля! Напевно, найкраще місце поставити це було б на вашому D: їхати - якщо у вас є. Таким чином, все твій файли живуть на одному диску, тоді як всі операційні системи та файли компонентів програмного забезпечення живуть на диску C: просто та елегантно розділено. Переваги цього є глибокими. Не тільки існують очевидні організаційні переваги (див. Підказку № 10 нижче), але коли мова йде про перенесення ваших даних на новий комп'ютер, можна (іноді) просто відключити пристрій D: та підключити його як диск D: ваш новий комп'ютер (це означає, що диск D: насправді є окремим фізичним диском, а не розділом на тому ж диску, що і C :). Ви також отримуєте незначне підвищення швидкості (знову ж таки, лише якщо ваші диски C: і D: знаходяться на окремих фізичних дисках).

Попередження. З наконечника № 12, нижче, ви побачите, що насправді доцільно мати точно таку ж структуру файлової системи, включаючи диск, який він подав, на все з ваших комп'ютерів. Отже, якщо ви вирішите скористатися D: як диск для зберігання власних файлів, переконайтеся, що ви можете використовувати диск D: все комп'ютери, якими володієте. Якщо ви не можете це зробити, тоді ви все ще можете використовувати розумний хитрість для зберігання ваших файлів на D: диск, але доступ до них все через C: диск (див. підказку № 17 нижче).

Якщо у вас тільки один жорсткий диск (C:), а потім створіть спеціальну папку, яка буде містити все ваші файли - щось на зразок C: Файли. Назва папки не є важливою, але зробіть це одним коротким словом.

Для цього є кілька причин:

  • Під час створення режиму резервного копіювання легко вирішити, які файли потрібно резервувати - вони всі в одній папці!
  • Якщо ви коли-небудь вирішили торгувати на своєму комп'ютері новим, ви точно знаєте, які файли потрібно перенести
  • Ви завжди будете знати, де почати пошук будь-якого файлу
  • Якщо ви синхронізувати файли з іншими комп'ютерами, це робить ваші процедури синхронізації дуже простими. Це також призводить до того, що всі ярлики продовжують працювати на інших машинах (докладніше про це в підказці № 24 нижче).

Після того, як ви вирішите, де повинні йти ваші файли, поставте все ваші файли там - Все! Повністю ігноруйте стандартні папки за умовчанням, створені для вас операційною системою ("Моя музика", "Мої малюнки" тощо). Фактично, ви можете фактично перемістити багато з цих папок у свою власну структуру (докладніше про це нижче в кінці №6).

Більш повно ви отримаєте всі свої файли даних (документи, фотографії, музика тощо) і всі ваші налаштування конфігурації в цю одну папку, то чим простіше буде виконати всі наведені вище завдання.

Як тільки це буде зроблено, і все твій файли живуть в один папку, все інший Папки в C: можуть розглядатися як папки "операційна система", а отже, мало щопотічного інтересу для нас.

Ось знімок екрана чудово організованого диска C:, де всі файли користувача знаходяться в папці Файли папка:

Порада #4. Використовуйте підпапки

Це буде нашим найпростішим і найочевиднішим підказкою. Це майже само собою зрозуміло. Будь-яка організаційна система, яку ви виберете (див. Підказку № 1), вимагатиме створення підпапок ваших файлів. Використовуйте для створення папок на регулярній основі.

Порада #5. Не соромтеся про глибину

Створюйте стільки рівнів підпапок, скільки вам потрібно. Не лякайтеся це робити. Кожного разу, коли ви помітите можливість згрупувати набір пов'язаних файлів у підпапці, робіть так. Приклади можуть включати: всі MP3 з одного музичного компакт-диску, всі фотографії з одного свята або всі документи від одного клієнта.

Це ідеально підходить для розміщення файлів у папці з назвою C: Files Me з інших Services WestCo Bank Statements 2009. Це лише сім рівнів глибоко. Десять рівнів не рідкість. Звичайно, можна це занадто далеко. Якщо ви помітили, що створюєте підпапку для зберігання лише одного файлу, ви, мабуть, стаєте трохи занадто ревними. З іншого боку, якщо ви просто створюєте структуру з двома рівнями (наприклад C: Файли Робота), то ви насправді не досягнули жодного рівня організації (якщо у вас немає лише шести файлів!). Ваша папка "Робота" стане демпінгом, як і ваш робочий стіл, найімовірніше, сотні файлів у ньому.

Порада #6. Перемістіть стандартні папки користувача в власну структуру папок

Більшість операційних систем, включаючи Windows, створюють набір стандартних папок для кожного з його користувачів. Потім ці папки стають місцем за замовчуванням для таких файлів, як документи, музичні файли, цифрові фотографії та завантажені Інтернет-файли. У Windows 7 повний список показано нижче:

Деякі з цих папок ви ніколи не зможете використати та не дбати (наприклад, Вибране папку, якщо ви не використовуєте браузер Internet Explorer). Ті, кого ви можете залишити, де вони є. Але ви можете використовувати деякі інші папки для зберігання важливих для вас файлів. Навіть якщо ти ні Використовуючи їх, Windows все ще часто розглядатиме їх як місце зберігання за умовчанням для багатьох типів файлів. Коли ви йдете, щоб зберегти стандартний тип файлу, може стати дратівливим, щоб автоматично запропонувати зберегти його в папці, яка не входить до вашої власної структури файлів.

Але є просте рішення: перемістити папки, які вас цікавлять, у свою власну структуру папок! Якщо ви зробите це, то наступного разу, коли ви хочете зберегти файл відповідного типу, Windows запропонує вам зберегти його в новому, переміщеному місці.

Переміщення папок легко. Просто перетягніть їх до нового місця. Ось знімок екрана за умовчанням Моя музика папка переміщується в мою персональну папку (Марка):

Порада № 7. Інтелектуально називайте файли та папки

Це ще один варіант, який майже не згадує, але ми скажемо це в будь-якому випадку: "Зробіть" ні дозволити створювати файли, які мають безглузді імена, як Документ1.doc, або папки, які викликаються Нова папка (2). Візьміть це додатково 20 секунд і придумайте важливе ім'я для файлу / папки - таку, яка точно розкриває її вміст, не повторюючи весь вміст у назві.

Порада №8. Слідкуйте за довгими назвами файлів

Інший спосіб дізнатись, чи ви ще не створили достатню глибину для своєї ієрархії папок, - це те, що у ваших файлів часто потрібні дуже довгі імена. Якщо вам потрібно викликати файл Johnson Sales Figures March 2009.xls (що може трапитися, щоб жити в тій самій папці, що й Abercrombie Budget Report 2008.xls), то ви можете створити деякі підпапки, щоб перший файл можна було просто викликати March.xls, і жити в Клієнти Джонсон Продажі 2009 папка

Для добре розміщеного файлу потрібно лише коротке ім'я файлу!

Порада № 9. Використовуйте комбінації клавіш! Скрізь!

Це, мабуть, єдиний найбільш корисний та важливий приклад, який ми можемо запропонувати. Ярлик дозволяє одночасно розміщувати файл у двох місцях.

Чому б ти цього хотів? Ну, структура файлів і папок кожної популярної операційної системи на ринку сьогодні є ієрархічний. Це означає, що всі об'єкти (файли та папки) завжди живуть точно один батьківська папка Це трохи схоже на дерево. Дерево має гілки (папки) і листи (файли). Кожен аркуш і кожна гілка підтримується рівно однією батьківською гілкою, повністю повертаючись до кореня дерева (що, до речі, точно саме тому C: називається "кореневою папкою" диска C:).

Цей жорсткий диск структурований таким чином, може здатися очевидним і навіть необхідним, але це лише один спосіб організації даних. Існують і інші: реляційні бази даних, наприклад, організовують структуровані дані зовсім по-різному. Основним обмеженням ієрархічних податкових структур є те, що файл може знаходитись лише в одній гілці дерева - лише в одній папці - одночасно. Чому це проблема? Ну, є дві основні причини, чому це обмеження є проблемою для комп'ютерних користувачів:

  1. "Правильне" місце для файлу, відповідно до нашого організаційного підґрунтя, дуже часто дуже сильно незручно місце для розміщення цього файлу. Просто тому, що він правильно поданий, не означає, що це легко дійти до. Ваш файл може бути "правильно" поховано на шести рівнях у структурі вашого підпапки, але вам може знадобитися регулярний та швидкий доступ до цього файлу кожен день. Ви завжди можете перемістити його в більш зручне розташування, але це означає, що вам доведеться повторно відновити своє "правильне" місцевості щоразу, коли ви закінчили роботу над ним. Найчастіше незадовільний.
  2. Файл може просто "належати" у двох або більше різних місцях у вашій файловій структурі. Наприклад, скажіть, що ви бухгалтер, і ви тільки що завершили податкову декларацію 2009 року за Джона Сміта. Можливо, вам буде сенс називати цей файл Повернення податкової декларації 2009р і подайте його під Клієнти Джон Сміт. Але для вас також важливо мати податкові декларації від усіх ваших клієнтів у 2009 році в одному місці. Так що ти можеш також хочеться викликати файл Джон Сміт.doc і подайте його під Податкові декларації 2009. Проблема полягає в тому, що в чисто ієрархічній податковій системі ви не можете поставити його в обох місцях. Гррррр!

На щастя, Windows (і більшість інших операційних систем) дає вам можливість зробити саме це: це називається "ярлик" (також відомий як "псевдонім" у Macs і "символічне посилання" в системах UNIX). Ярлики дозволяють існувати файл у одному місці, а також значок, який представляє файл бути створеним і помістити де-небудь ще, будь ласка. Фактично, ви можете створити десяток таких піктограм і розпорошити їх по всьому вашому жорсткому диску. Подвійне клацання на одній з цих значків / ярликів відкриває оригінальний файл, так само як ви двічі натиснули на оригінальний файл.

Розглянемо наступні дві піктограми:

Один ліворуч - це фактичний документ Word, а той, який знаходиться справа, - це ярлик репрезентує документ Word. Двічі клацнути на будь-якому значку відкриється той самий файл. Існують дві основні візуальні відмінності між іконками:

  1. Ярлик буде мати маленьку стрілку в нижньому лівому куті (у будь-якому разі в Windows)
  2. Ярлик дозволено мати ім'я, яке не включає розширення файлу (у цьому випадку - ".docx")

Ви можете видалити ярлик у будь-який час, не втрачаючи фактичних даних. Оригінал все ще недоторканий. Все, що ви програєте, - це можливість отримувати ці дані з будь-якого ярлика.

Так чому ж ярлики настільки великі? Тому що вони дозволяють нам легко подолати основні обмеження ієрархічних файловых систем і помістити файл у два (або більше) місця одночасно. Ти будеш завжди мати файли, які не відтворюють приємні з вашим організаційним обґрунтуванням, і їх не можна подавати лише в одному місці. Вони вимагають існування в двох місцях. Ярлики це дозволяють! Крім того, вони дозволяють збирати найчастіше відкриті файли та папки в одному місці для зручного доступу. Холодна частина полягає в тому, що оригінальні файли зберігаються там, де вони є, безпечно назавжди в їх ідеально організованому місці.

Таким чином, ваша колекція найчастіше відкритих файлів може - і повинен - стати збіркою Росії ярлики!

Якщо ви все ще не переконані в утиліті ярликів, розгляньте наступні відомі області типового комп'ютера Windows:

  • Меню "Пуск" (і всі програми, які в ній живуть)
  • Панель швидкого запуску (або Superbar у Windows 7)
  • Область "Улюблені папки" у верхньому лівому куті вікна Провідника Windows (у Windows Vista або Windows 7)
  • Вибрані налаштування Internet Explorer або Закладки для Firefox

Кожен елемент у кожній з цих областей є ярликом! Кожне з цих областей існує лише для однієї цілі: для зручності - надавати вам найчастіше доступ до набору файлів і папок.

До цього часу слід легко побачити, що ярлики призначені для однієї цілі: Щоб зробити доступ до ваших файлів більш зручним. Кожного разу, коли ви двічі клацнете на ярлик, ви збережете проблему пошуку файлу (або папки або програми, або дисковода, або піктограми панелі керування), яку вона представляє.

Ярлики дозволяють винайти золоте правило організації файлів і папок:

“Only ever have one copy of a file – never have two copies of the same file.  Use a shortcut instead”

(це правило не стосується копій, створених для резервних цілей, звичайно!)

Існують також менші правила, такі як "не переміщати файл у вашу робочу зону - створити тут ярлик", і "будь-який час, коли ви опинитесь розчаровані тим, скільки часу потрібно, щоб знайти файл, створити ярлик для нього і помістіть цей ярлик у зручне місце. "

Отже, як ми створюємо ці масово корисні ярлики? Є два основних способи:

  1. "Копіювати" оригінальний файл або папку (клацніть на неї і введіть Ctrl-C, або клацніть правою кнопкою миші на ньому і виберіть Скопіювати):

    Потім клацніть правою кнопкою миші у порожній області папки призначення (місце, де ви хочете, щоб ярлик пішов) і виберіть Вставити ярлик:

  2. Клацніть правою кнопкою миші (перетягніть за допомогою правої кнопки миші) файл із папки джерела до папки призначення. Коли ви відпускаєте кнопку миші у папці призначення, з'являється меню:

    Виберіть Створіть ярлики тут.

Зауважте, що при створенні ярликів вони часто називаються щось на кшталт Ярлик до детального бюджету.doc (Windows XP) або Детальний опис бюджету - скорочення.doc (Windows 7). Якщо вам не подобаються ці додаткові слова, ви можете легко перейменувати ярлики після їх створення, або ви можете налаштувати Windows, щоб ніколи не вставляти додаткові слова в першу чергу (див. Нашу статтю про те, як це зробити).

І, звичайно, ви можете створювати ярлики до папок теж, а не тільки до файлів!

Нижня лінія:

Whenever you have a file that you’d like to access from somewhere else (whether it’s convenience you’re after, or because the file simply belongs in two places), create a shortcut to the original file in the new location.

Порада № 10. Відокремити файли додатків від файлів даних

Будь-який гуру цифрової організації буде барабанити це правило у вас. Файли додатків - це компоненти встановленого вами програмного забезпечення (наприклад, Microsoft Word, Adobe Photoshop або Internet Explorer). Файли даних - це файли, які ви створили для себе за допомогою цього програмного забезпечення (наприклад, документи Word, цифрові фотографії, електронні листи або списки відтворення).

Програмне забезпечення завжди встановлюється, видаляється та модернізується. Сподіваємося, що у вас завжди є оригінальний медіа-установка (або завантажений файл налаштування), що зберігається десь в безпеці, і тому може будь-коли перевстановити ваше програмне забезпечення. Це означає, що файли програмного компонента мають незначне значення. Враховуючи те, що файли, створені вами з цим програмним забезпеченням, за визначенням є важливими. Правильне правило завжди відокремлювати важливі файли від важливих файлів.

Отже, коли ваше програмне забезпечення пропонує вам зберегти файл, який ви щойно створили, запізниться та перевірте, де він пропонує вам зберегти файл. Якщо це припускає, що ви зберігаєте файл у тій самій папці, що й сама програма, то обов'язково не слідуйте цьому пропозицію. Файл у вашому файлі власний папка! Справді, подивіться, чи можете ви знайти конфігурацію програми, яка визначає, де файли зберігаються за замовчуванням (якщо він є), і змінити його.

Порада № 11. Організуйте файли на основі Мета, Ні за типом файлу

Якщо у вас є, наприклад, папка називається Робота Клієнти Джонсон, і в цій папці є дві підпапки Документи Word і Таблиці (іншими словами, ви розділяєте ". Doc" файли з ". Xls" файлів), то, швидше за все, ви не оптимально організовані. Має сенс впорядковувати ваші файли на основі програми, яка їх створила. Замість цього створіть свої підпапки на основі мета файлу. Наприклад, було б більше сенсу створювати підпапки, які називаються Кореспонденція і Фінанси. Цілком можливо, що всі файли в певній підпапці мають один і той же файловий тип, але це повинно бути більше збігом і меншою конструктивною особливістю вашої організації системи.

Порада #12. Підтримуйте структуру однієї папки на всіх комп'ютерах

Іншими словами, будь-яка організаційна система, яку ви створюєте, застосовує її до кожного комп'ютера, який ви можете. Для цього є кілька переваг:

  • Там менше пам'ятати. Незалежно від того, де ви знаходитесь, ви завжди знаєте, де шукати ваші файли
  • Якщо ви копіюєте або синхронізуєте файли з одного комп'ютера на інший, налаштування завдання синхронізації стають дуже простими
  • Ярлики можна легко скопіювати або переносити з одного комп'ютера на інший (припускаючи, що оригінальні файли також копіюються / переміщуються). Не треба шукати ціль ярлика повсюди на другому комп'ютері
  • Точно також для пов'язаних файлів (наприклад, документів Word, які посилаються на дані в окремому файлі Excel), списки відтворення та будь-який файли, що вказують на точну розташування файлів інших файлів.

Це стосується навіть приводу, в якій зберігаються ваші файли. Якщо ваші файли зберігаються C: на одному комп'ютері переконайтеся, що вони зберігаються C: на все ваші комп'ютери. Інакше всі ваші ярлики, списки відтворення та пов'язані файли перестануть працювати!

Порада #13. Створіть папку "Вхідні"

Створіть собі папку, в якій зберігаються всі файли, на яких ви зараз працюєте, або що ви ще не знайомі з подачею. Ви можете подумати про цю папку як до списку справ. Ви можете називати це "Inbox" (роблячи його тією ж метафорою, що і ваша система електронної пошти), або "Робота", або "To-Do" або "Scratch", або будь-яке ім'я має сенс для вас. Неважливо, що ви називаєте - просто переконайтеся, що у вас є це!

Коли ви закінчите працювати з файлом, ви перемістіть його з папки "Вхідні" в правильне розташування в межах своєї організаційної структури.

Ви можете використовувати робочий стіл як таку папку "Вхідні". Правильно чи неправильно, більшість людей роблять. Це не погане місце для розміщення таких файлів, але будьте обережні: якщо ви робити Ви вирішите, що ваш робочий стіл представляє ваш "справу" списку, а потім переконайтеся, що ніякі інші файли не знайдуть там свого шляху. Іншими словами, переконайтеся, що ваша папка "Вхідні", де б вона не була, настільною або іншою, не містить вільних від небажаних файлів, які там не належать.

Отже, де ви повинні поставити цю папку, яка майже за визначенням живе назовні структура решти вашої податкової системи? Ну, перш за все, це повинно бути десь зручний. Це буде одне з найбільш відвідуваних вами папок, тому зручність є ключовим. Встановлення його на робочому столі - чудовий варіант - особливо якщо у вас немає інших папок на вашому робочому столі: папка стає надзвичайно простим у пошуку в провіднику Windows:

Потім ви зможете створити ярлики цієї папки в зручних місцях на вашому комп'ютері («Вибрані посилання», «Швидкий запуск» тощо).

Порада #14. Переконайтеся, що у вас є лише одна папка "Вхідні"

Створивши папку "Вхідні", не використовуйте будь-яке інше розташування папки як "список справ". Кинути кожен вхідний або створений файл у папку "Вхідні" під час створення / отримання. Це утримує решту вашого комп'ютера незайманого і вільного випадково створених або завантажених сміття. Останнє, що ви хочете зробити, це перевірка декількох папок, щоб переглянути всі ваші поточні завдання та проекти. Зберіть їх разом у одну папку.

Нижче наведено кілька порад, які допоможуть вам мати лише одну папку "Вхідні":

  • Встановити за замовчуванням "зберегти" розташування всіх ваших програм у цю папку.
  • Встановити за замовчуванням "завантаження" розташування вашого браузера в цю папку.
  • Якщо ця папка є ні ваш робочий стіл (рекомендовано), а також перевірте, чи ви можете зробити так, щоб не створювати файли "робити" на робочому столі. Це убезпечить ваш робочий стіл невиплаченим та дзен-подібним:

(the Вхідні папка знаходиться у нижньому правому куті)

Порада #15. Будьте обережні щодо очищення папки "Вхідні"

Це один з ключів для залишаючись організований Якщо ви дозволите переповненню "Вхідних" (тобто дозволити там більше, скажімо, 30 файлів або папок там), то ви, ймовірно, починаєте відчувати, що ти перевантажений: ти не дотримуєшся свого список справ. Щойно ваша Вхідна буде виходити за певну точку (близько 30 файлів, показали дослідження), то ви просто починаєте уникати цього. Ви можете продовжувати розміщувати файли там, але ви будете боятися розглядати це, боячись "поза контролем" відчуття, що всі перевантажені, хаотичні або просто дезорганізовані люди регулярно відчувають.

Отже, ось що ви можете зробити:

  • Відвідайте папку "Вхідні" / "Справи" регулярно (принаймні п'ять разів на день).
  • Регулярно сканувати папку для файлів, які ви завершили працювати, і готові до подання. Файл їх негайно.
  • Зробіть це джерелом гордості, щоб зберегти якнайменше число файлів у цій папці. Якщо ви цінуєте спокій, то зробите порожнечу цієї папки одним з найвищих (комп'ютерних) пріоритетів
  • Якщо ви знаєте, що певний файл знаходиться в папці більше, скажімо, через шість тижнів, визнайте, що ви не збираєтеся обходитись, щоб його обробляти, а потім перенести його на остаточне місце відпочинку.

Порада #16. Файл "Все" відразу, а потім - "Використовувати" Ярлики для ваших активних проектів

Як тільки ви створюєте, отримуєте або завантажуєте новий файл, зберігайте його в папці "правильна" негайно. Потім, коли вам потрібно працювати над ним (можливо, відразу), створіть ярлик для нього в папці "Вхідні" ("Робота") або на робочому столі. Таким чином, всі ваші файли завжди знаходяться в "правильних" місцях, проте у вас є негайний, зручний доступ до поточних активних файлів. Коли ви закінчите працювати над файлом, просто видаліть ярлик.

В ідеалі папка "Вхідні" - і ваш робочий стіл - не повинна містити фактичних файлів або папок. Вони повинні просто містити ярлики.

Порада #17. Використовуйте Символічні посилання каталогів (або з'єднання) Підтримка однієї уніфікованої структури папок

Використовуючи цю пораду, ми можемо зіткнутися з потенційною ікотою, яку ми можемо зіткнутися при створенні нашої організаційної структури - питання про наявність декількох дисків на нашому комп'ютері (C :, D :, тощо). Ми можемо мати файли, які нам потрібно зберігати на диску D: з космічних причин, але хочемо засновувати нашу організовану структуру папки на диску C: (або навпаки).

Вибрана вами організаційна структура може диктувати, що всі ваші файли повинні бути доступні з C: диск (наприклад, коренева папка всіх ваших файлів може бути щось на зразок C: Файли) І все-таки у вас ще є D: заженуть та захочуть скористатися сотнями запасних гігабайтів, які вона пропонує. Чи знали ви, що фактично можна зберігати свої файли на диску D: та отримувати доступ до них, як на диску C:? І ні, ми не говоримо про ярлики тут (хоча концепція дуже подібна).

За допомогою команди оболонки mklink, ви можете по суті взяти папку, на якій живеться один запустіть і створите псевдонім для нього на a інший диск (ви можете зробити набагато більше, ніж у mklink - для повного вивчення можливостей цих програм див. Нашу присвячену статтю). Ці псевдоніми називаються каталог символічних посилань (і раніше називався переходи) Ви можете розглянути їх як "віртуальні" папки. Вони функціонують точно так само, як звичайні папки, за винятком того, що вони фізично розташовані деінде.

Наприклад, ви можете вирішити, що все це D: диск містить вашу повну організаторську структуру файлів, але вам потрібно вказати всі ці файли, як на них C: їхати, під C: Файли. Якщо це було так, ви могли б створити C: Файли як символічне посилання каталогу - посилання на D:, наступним чином:

mklink /d c:files d:

Або може бути, це єдині файли, які ви хочете зберегти на D: диск - це твоя колекція фільмів. Ви можете знайти всі ваші файли фільмів у корінь вашої D: диск, а потім пов'язати його з C: Файли ЗМІ Фільми, наступним чином:

mklink /d c:filesmediamovies d:

(Зрозуміло, ви повинні запускати ці команди в командному рядку - натисніть кнопку Пуск, введіть cmd і натисніть Введіть)

Порада #18. Налаштуйте значки папки

Це не суто кажучи а організаційний наконечник, але має унікальні піктограми для кожної папки робить дозволить вам швидше візуально визначити, яка папка є, і тим самим заощаджує час, коли ви знаходите файли. Нижче наведено приклад (з моєї папки з усіма файлами, завантаженими з Інтернету):

Щоб дізнатись, як змінити значки папки, перегляньте нашу спеціальну статтю на цю тему.

Порада #19. Очистіть своє меню

Меню "Пуск" Windows, як правило, є однією з найбагатших частин будь-якого комп'ютера з ОС Windows. Схоже, кожен встановлений вами програма використовує зовсім інший підхід до розміщення значків у цьому меню. Деякі просто поставили піктограму однієї програми. Інші створюють папку на основі назви програмного забезпечення. Інші створюють папку на основі імені виробника програмного забезпечення. Це хаос, і це може ускладнити пошук програмного забезпечення, яке ви хочете запустити.

На щастя, ми можемо уникнути цього хаосу з корисними функціями операційної системи, такими як Quick Launch, Superbar або закріплені пункти меню запуску.

Тим не менш, було б дуже сенс потрапити в сміття самого меню "Пуск" і дати йому гарний раз. Все, що вам дійсно потрібно вирішити, полягає в тому, як ви збираєтеся організовувати свої програми. Структура, що базується на цілях програми, є очевидним кандидатом. Нижче наведено приклад однієї такої структури:

У цій структурі Утиліти це програмне забезпечення, робота якого полягає в тому, щоб забезпечити безперебійну роботу самого комп'ютера (інструменти конфігурації, програмне забезпечення для резервного копіювання, програми Zip і т. д.). Програми означає будь-яке програмне забезпечення для продуктивності, яке не підходить до заголовків Мультимедіа, Графіка, Інтернеті т. д.

Якщо ви не знаєте, кожен значок у вашому меню "Пуск" - це ярлик і може бути маніпулювати, як будь-який інший ярлик (скопіювати, перемістити, видалити тощо).

За допомогою меню "Пуск" Windows (вся версія Windows) Microsoft вирішила, що вона є два паралельні структури папок для зберігання ярликів меню "Пуск". Один для ти (зареєстрований користувач комп'ютера) і один для всі користувачі комп'ютера. Наявність двох паралельних структур часто може бути зайвим: якщо ви єдиний користувач комп'ютера, то маєте дві паралельні структури повністю зайвий Навіть якщо у вас є кілька користувачів, які регулярно входять до комп'ютера, більшість встановленого програмного забезпечення повинна бути доступною для всіх користувачів і, таким чином, повинна бути вилучена з версії "Just you" в меню "Пуск" і в "всі" користувачі "області.

Щоб взяти під контроль свій "Пуск", щоб ви могли почати його організувати, потрібно знати, як отримати доступ до справжніх папок і ярликів, які складають меню "Пуск" (обидві версії). Щоб знайти ці папки та файли, натисніть кнопку Почати кнопку, а потім клацніть правою кнопкою миші на Усі програми текст (користувачі Windows XP повинні клацнути правою кнопкою миші на Почати кнопка сама):

The відчинено опція посилається на "тільки ти" версію меню "Пуск", тоді як " Відкрити всі користувачі варіант відноситься до "всі користувачі" версії. Натисніть на той, який ви хочете організувати.

Потім відкриється вікно провідника Windows із вибраною версією вибраного меню "Пуск". Звідти це легко. Двічі клацніть на Програми папку, і ви побачите всі свої папки та ярлики. Тепер ви можете видалити / перейменовувати / перемістити до тих пір, поки це не так, як вам це потрібно.

Примітка: коли ви реорганізовуєте своє меню "Пуск", можливо, вам знадобиться два Вікна Провідника відкриваються одночасно - один з них відображає версію "just you", а іншу - "версію всіх користувачів". Ви можете перетягувати і падіння між вікнами.

Порада № 20Тримайся Ваше меню "Пуск" охайно

Після того, як у вас є відмінно організоване меню "Пуск", спробуйте трохи пильно стежити за тим, щоб це робити. Кожен раз, коли ви встановлюєте нову частину програмного забезпечення, створювані піктограми майже напевно порушать вашу організаційну структуру.

Тому, щоб меню "Пуск" було недоступним та організованим, будь-ласка, виконуйте наступне, коли ви встановлюєте нову програму:

  • Перевірте, чи було програмне забезпечення встановлено в області "just you" в меню "Пуск" або в області "всі користувачі", а потім перемістіть його до потрібної області.
  • Видаліть усі непотрібні значки (наприклад, значок "Прочитайте", піктограму "Довідка" (завжди можна відкрити довідку з самого програмного забезпечення, коли вона працює), значок "Видалити", посилання (-и) до виробника веб-сайт тощо)
  • Перейменуйте основні піктограми програмного забезпечення на щось коротке, що має сенс для вас. Наприклад, ви можете перейменувати Microsoft Office Word 2010 просто Слово
  • Перемістіть іконки в потрібну папку на основі структури вашого меню "Пуск"

І не забувайте: коли ти видалити частина програмного забезпечення, процедура видалення програмного забезпечення більше не зможе видалити значок програмного забезпечення з меню "Пуск" (оскільки ви переїхали та / або перейменували його), тому вам доведеться видалити цей значок вручну.

Порада #21. Очистити C:

Корінь вашого диска C: (C: ) є загальним скиданням для файлів і папок - як користувачами вашого комп'ютера, так і програмним забезпеченням, яке ви встановлюєте на свій комп'ютер. Це може стати безладдям.

У ці дні майже немає програмного забезпечення, яке вимагає встановлення C: . 99% часу, який він може і повинен бути встановлений в C: Program Files. А що стосується власних файлів, то це зрозуміло, що вони можуть (і майже завжди бути) зберігатися де-небудь ще.

У ідеальному світі твій C: папка повинна виглядати так (на Windows 7):

Зауважте, що в системі є декілька системних файлів і папок C: які зазвичай і навмисно "приховані" (наприклад, файл віртуальної пам'яті Windows pagefile.sys, файл завантажувача bootmgr, і Інформація про об'єм системи папка) Приховати ці файли та папки - це гарна ідея, тому що вони повинні залишатися там, де вони є, і майже ніколи не потрібно відкривати або навіть бачити вас, користувач. Приховування їх запобігає тому, що ви випадково стираєтеся з ними, і покращує своє почуття порядку та благополуччя, коли ви дивитеся на папку диска C:.

Порада #22. Очистіть свій робочий стіл

Робочий стіл, ймовірно, є найбільш зловживаною частиною комп'ютера з Windows (з точки зору організації). Він зазвичай служить для скидання всіх вхідних файлів, а також містить значки для часто використовуваних програм, а також деякі регулярно відкриті файли та папки. Це часто стає неконтрольованим безладдям. Подивіться, чи можете ви уникнути цього. Ось чому ...

  • Піктограми програм (Word, Internet Explorer тощо) часто зустрічаються на робочому столі, але навряд чи це є оптимальним місцем для них. Смужка «Швидкий запуск» (або Superbar у Windows 7) завжди видно, тому це ідеальне місце для розміщення значків. Ви зможете побачити значки на своєму робочому столі лише тоді, коли всі ваші програми зведені до мінімуму. Це може бути час, щоб отримати значки програми на робочому столі ...
  • Можливо, ви вирішили, що папка "Вхідні" / "Справи" на своєму комп'ютері (див. Порада № 13 вище) повинна бути робочою. Якщо так, тоді досить сказано. Просто пильнуйте про її очищення та від запобігання його забрудненню небажаними файлами (див. Підказку № 15 вище). З іншого боку, якщо є ваш робочий стіл ні виступаючи в якості папки "Вхідні", то немає ніяких причин для цього будь-який файли даних або папок на ньому, за винятком, можливо, пари ярликів для часто відкритих файлів і папок (поточних або поточних проектів). Все інше потрібно перемістити до папки "Вхідні".

У ідеальному світі це може виглядати так:

Порада #23. Перемістіть постійні елементи на своєму робочому столі у верхньому лівому куті

Коли файли / папки перетягуються на ваш робочий стіл у вікні провідника Windows або коли на вашому робочому столі створені ярлики в Internet Explorer, ці значки завжди розміщуються у верхньому лівому куті - або як можна ближче до них. Якщо у вас є інші файли, папки або ярлики, які ви зберігаєте на робочому столі постійно, то це гарна ідея відокремити ці постійні піктограми від тимчасових, щоб ви могли швидко визначити, які з них перехідні. Простий спосіб зробити це - перемістити всі ваші постійні іконки до правосторонній вашого робочого столу. Це повинно тримати їх окремо від вхідних предметів.

Порада № 24. Синхронізувати

Якщо у вас більше одного комп'ютера, ви майже напевно хочете поділитися файлами між ними. Якщо комп'ютери постійно приєднані до однієї локальної мережі, то не потрібно зберігати кілька копій будь-якого одного файлу чи папки - достатньо ярликів. Однак, якщо є комп'ютери ні завжди в тій же мережі, то в якийсь момент вам доведеться скопіювати файли між ними. Для файлів, які потребують постійного проживання на обох комп'ютерах, ідеальним способом цього є синхронізувати файли, на відміну від простого копіювання їх.

У нас є тільки місце, щоб написати коротке резюме синхронізації, а не повну статтю. Словом, існує кілька різних типів синхронізації:

  1. Де вміст однієї папки доступний будь-де, наприклад, з Dropbox
  2. Де вміст будь-якої кількості папок доступний будь-де, наприклад, у Windows Live Mesh
  3. Де будь-який файли або папки з будь-якого місця на вашому комп'ютері синхронізуються з рівнонім іншим комп'ютером, наприклад з "Портфеля" Windows "," Microsoft SyncToy "або (набагато більш потужною, але все ще безкоштовною) SyncBack від 2BrightSparks. Це працює лише тоді, коли обидва комп'ютера знаходяться в тій же локальній мережі, принаймні тимчасово.

Великою перевагою рішень синхронізації є те, що після того, як ви налаштуєте його так, як вам це потрібно, процес синхронізації відбувається автоматично, кожного разу. Натисніть кнопку (або заплануйте, щоб це відбулося автоматично), і всі ваші файли автоматично поміщаються там, де вони повинні бути.

Якщо ви зберігаєте однакову структуру файлів і папок на обох комп'ютерах, то ви також можете синхронізувати файли залежно від правильного розташування інший файли, такі як ярлики, списки відтворення та офісні документи, які посилаються на інший офісні документи, а синхронізовані файли все ще працюють на іншому комп'ютері!

Рада № 25. Приховати файли, які ніколи не потрібно бачити

Якщо ваші файли добре організовані, ви часто зможете дізнатись, чи файл недоступний, просто переглядаючи вміст папки (наприклад, це повинно бути досить очевидним, якщо ви дивитеся в папку, яка містить усі MP3 з одного музичного компакт-диска та дивіться документ Word у ньому). Це хороша річ - це дозволяє вам швидко визначити, чи немає файлів на місці. Іноді іноді є файли в папці, що здається недоречні, але насправді мають бути там, наприклад, JPEG-файли у папках та музичні папки, а також різні файли в кореневому каталозі C: ​​диска. Якщо такі файли вам ніколи не потрібно відкривати, то хороша ідея - просто приховати їх. Потім, наступного разу, коли ви подивитеся на папку, вам не доведеться запам'ятати, чи повинен цей файл бути там, чи ні, тому що ви взагалі не побачите!

Щоб сховати файл, просто клацніть правою кнопкою миші та виберіть його Властивості:

Потім просто позначте Приховано tick-box:

Порада #26. Зберігайте кожен файл встановлення

В даний час більшість програм завантажується з Інтернету. Кожного разу, коли ви завантажуєте шматок програмного забезпечення, тримай це. Ви ніколи не знатимете, коли потрібно переінсталювати програмне забезпечення.

Крім того, тримайте з неї ярлик Інтернету, який посилається на веб-сайт, де ви спочатку завантажили його, якщо вам буде потрібно перевіряти наявність оновлень.

Нижче наведено підказку № 33 для повного опису передового досвіду організації файлів налаштування.

Порада № 27. Спробуйте мінімізувати кількість папок, що містять обидва файли та підпапки

Деякі папки у вашій організаційної структурі міститимуть лише файли. Інші містять лише підпапки. І ви також матимете декілька папок, що містять обидва файли і підпапки Ви помітите невеликі удосконалення в тому, як довго потрібно знайти файл, якщо спробуєте уникнути цього третього типу папки. Звичайно, це не завжди можливо - у вас завжди буде дещо з цих папок, але подивіться, чи можете ви уникнути цього.

Один із способів це зробити - це взяти всі залишкові файли, які в кінцевому підсумку не зберігаються в підпапці та створюють для них спеціальну папку "Різне" або "Інше".

Порада #28. Запуск імені файлу з підкресленням приносить його до початку списку

На додаток до попереднього підказу, якщо ви називаєте папку "Різне" або "Інше" таким чином, що його ім'я починається з підкреслення "_", то він з'явиться у верхній частині списку файлів / папок.

Наведене нижче знімок екрана є прикладом цього. Кожна папка у списку містить набір цифрових фотографій. Папка у верхній частині списку _Миск, містить випадкові фотографії, які не заслуговують на власну виділену папку:

Порада #29. Очистіть ці компакт-диски та (держ!) Гнучкі диски

У вас є купа компакт-дисків, складених на полиці вашого офісу? Старі фотографії або файли, які ви архівували на компакт-диску (чи ще гірше, на дискеті!), Тому що у вас на той час недостатньо місця на диску? Тим часом ви оновили свій комп'ютер і тепер мають 500 гігабайт простору, з яким не знаєте, з чим займатися? Якщо це так, то чи не час вам прибрати таку стек дисків і подати їх у чудову нову структуру папок?

Так чого ти чекаєш? Укусити кулю, скопіювати їх назад на свій комп'ютер, подати їх у відповідні папки, а потім знову повернути на величезний новий зовнішній жорсткий диск 1000Gig!

Корисні папки для створення

У наступному розділі пропонуються деякі корисні папки, які ви можете створити у вашій структурі папок. Я особисто вважаю, що вони є незамінними.

Перші три - це все зручність - зручні папки для створення, а потім куди-небудь помістити, що ви завжди можете отримати доступ миттєво. Для кожного з них не так важливо, де знаходиться фактична папка, але вона є дуже важливо, де ви кладете ярлик до папки. Ви можете знайти швидкі клавіші:

  • На робочому столі
  • У регіоні "Швидкий запуск" (або прикріплений до вашої Windows 7 Superbar)
  • У вашому провіднику Windows "Вибрані посилання" області

Порада № 30. Створіть папку "Вхідні" ("To-Do")

Це вже було згадано в глибині (див. Підказку № 13), але ми хотіли тут знову підтвердити свою важливість. Ця папка містить усі нещодавно створені, отримані або завантажені файли, у яких ви ще не мали змоги належним чином виписати файл, і також може містити файли, які ще потрібно обробити. По суті, це стає своєрідним "списком справ". Це не потрібно називати "Inbox" - ви можете називати це що завгодно.

Порада № 31. Створіть папку, в якій збираються ваші поточні проекти

Замість того, щоб постійно полювати на них, або скинути їх усі на робочому столі, створіть спеціальну папку, в якій ви покладете посилання (або робочі папки) для кожного з проектів, на яких ви зараз працюєте.

Ви можете знайти цю папку у вашій папці "Вхідні", на своєму робочому столі або в будь-якому місці взагалі - до тих пір, поки ви зможете швидко добитися цього, наприклад, розмістити посилання на нього в області "Вибрані посилання" у провіднику Windows:

Порада #32. Створіть папку для файлів і папок, які ви регулярно відкриваєте

Ви завжди матимете кілька файлів, які ви регулярно відкриваєте, будь то електронна таблиця поточних облікових записів або улюблений список відтворення. Це не обов'язково "поточні проекти", а просто файли, які ви завжди відкриваєте. Як правило, такі файли будуть розташовані на вашому робочому столі (або навіть краще ярлики до цих файлів). Чому б не збирати всі подібні ярлики разом і не поміщати їх у свою спеціальну папку?

Як і в папці "Поточні проекти" (вище), ви б хотіли знайти таку папку десь зручно. Нижче наведено приклад папки під назвою "Швидкі посилання", в якій міститься близько семи файлів (ярликів), доступних через панель швидкого запуску Windows:

Нижче наведено підказку № 37 для повного пояснення потужності панелі швидкого запуску.

Порада #33. Створіть папку "Налаштування"

Типовий комп'ютер має десятки додатків, встановлених на ньому. Для кожного програмного забезпечення часто потрібно багато різних частин інформації, необхідної для відстеження, у тому числі:

  • Початкові файли (файли) установки. Це може бути що завгодно з простого файлу setup.exe розміром 100 Кб, який ви завантажили з веб-сайту, аж до файлу ISO 4Gig, який ви скопіювали з придбаного DVD-диска.
  • Домашня сторінка виробника програмного забезпечення (у випадку, якщо вам потрібно знайти щось на своїх сторінках підтримки, на форумі або в онлайновій довідці).
  • Сторінка, яка містить посилання для завантаження вашого фактичного файлу (у випадку, якщо вам потрібно повторно завантажити його або завантажити оновлену версію).
  • Серійний номер
  • Ваша документація щодо підтвердження покупки
  • Будь-які інші шаблонні файли, плагіни, теми тощо, які також потрібно встановити

Для кожної частини програмного забезпечення це чудова ідея зібрати всі ці файли разом і помістити їх в одну папку. Папка може бути назва програмного забезпечення (а також, можливо, дуже короткий опис того, що це потрібно), якщо ви не пам'ятаєте, що програмне забезпечення належить до його назви. Потім ви збираєте всі ці папки разом в одне місце, і називайте це щось на зразок "Програмне забезпечення" або "Налаштування".

Якщо у вас є достатньо цих папок (у мене є кілька сотень, а ви є геєком, зібраним більше 20 років), то, можливо, ви захочете їх ще класифікувати. Моя власна структура категоризації базується на "платформі" (операційній системі):

Останні сім каталогів представляють одну платформу / операційну систему, в той час як _Операційні системи містить налаштовані файли для встановлення самих операційних систем. _Hardware містить ПЗ для власних апаратних засобів, таких як маршрутизатори.

В межах Windows папка (вище), ви можете побачити початки великої бібліотеки програмного забезпечення, яку я склав протягом багатьох років:

Приклад типової папки програми виглядає так:

Порада № 34. Майте папку "Налаштування"

Ми всі знаємо, що наші документи важливі. Так і наші фотографії та музичні файли. Ми зберігаємо всі ці файли в папках, а потім знайдемо їх пізніше і двічі клацніть на них, щоб відкрити їх. Але існує багато файлів, важливих для нас, які неможливо зберегти в папках, а потім шукали їх пізніше і двічі клацнули. У цих файлах, безумовно, містяться важливі відомості, які нам потрібні, але часто створюються всередині програми, і зберігаються в будь-якому місці, де це придатне.

Хорошим прикладом цього є "PST", який Outlook створює для нас і використовує для зберігання всіх наших листів, контактів, зустрічей тощо. Іншим прикладом може бути колекція закладок, які Firefox зберігає від вашого імені.

І ще один приклад - це налаштовані налаштування та файли конфігурації нашого всього нашого програмного забезпечення. Окрім того, більшість програм Windows зберігає їх конфігурацію у реєстрі, але до цих пір існує багато програм, які використовують файли конфігурації для зберігання їхніх параметрів.

Уявіть собі, якщо ви втратили всі перераховані вище файли! І все ж, коли люди створюють резервні копії своїх комп'ютерів, вони зазвичай створюють резервні копії лише тих файлів, про які вони знають, - ті, що зберігаються в папці «Мої документи» і т. Д. Якщо вони зазнали збою жорсткого диска або їх комп'ютер був загублений або викрадений , їх резервні файли не містять деяких найважливіших файлів, якими вони володіють. Крім того, під час переходу на новий комп'ютер важливо забезпечити, щоб ці файли зробили подорож.

Можливо, дуже корисна ідея створити собі папку для зберігання всіх ваших "параметрів" - важливих для вас файлів, які ви ніколи не шукали по імені та двічі клацніть, щоб відкрити їх. Інакше наступного разу, коли ви хочете встановити новий комп'ютер саме так, як вам це потрібно, вам доведеться годинами відтворювати конфігурацію вашого попереднього комп'ютера!

Отже, як ми отримуємо важливі файли в цю папку? Ну, у нас є кілька варіантів:

  • Деякі програми (наприклад, Outlook і його файли PST) дозволяють розміщувати ці файли де завгодно. Якщо ви зануритесь в параметри програми, ви знайдете параметр де-небудь, який контролює розташування важливих файлів налаштувань (або "особисте зберігання" - PST - коли мова заходить про Outlook)
  • Деякі програми не дозволяють вам легко змінювати такі адреси, але якщо ви потрапляєте в реєстр, іноді ви можете знайти ключ реєстру, який стосується розташування файлів. Просто перенесіть файл у папку "Настройки" та налаштуйте ключ реєстру, щоб перейти до нового розташування.
  • Деякі програми уперто відмовляються дозволяти розміщувати файли налаштувань де-небудь іншим місцем, де вони передбачають. Коли стикаються з такими програмами, у вас є три варіанти: (1) Ви можете ігнорувати ці файли, (2) Ви можете скопіювати файли в папку «Настройки» (ми маємо справу з нею - налаштування не дуже часто змінюються) або (3) ви можете використовувати програмне забезпечення для синхронізації, наприклад, портфель Windows, щоб робити синхронізовані копії всіх ваших файлів у папці «Настройки». Все, що вам потрібно зробити, це запам'ятовувати, що ви періодично запускаєте програмне забезпечення для синхронізації (можливо, безпосередньо перед запуском програмного забезпечення для резервного копіювання!).

Є ще кілька речей, які ви можете вирішити знайти в цій новій папці "Налаштування":

  • Експорт ключів реєстру (з багатьох програм, які зберігають їх конфігурації в реєстрі). Це корисно для резервних копій або для переміщення на новий комп'ютер
  • Примітки, зроблені вами про всі конкретні налаштування, внесені вами для конкретного програмного забезпечення (так що ви будете знати, як все це робити на вашому далі комп'ютер)
  • Ярлики до веб-сторінок, в яких докладно описано, як налаштувати певні аспекти вашої операційної системи або програм, щоб вони були саме так, як вам подобається (наприклад, як видалити слова "ярлик" від початку створення ярликів). Іншими словами, ви хочете створити ярлики на половину сторінок веб-сайту How-To Geek!

Ось приклад папки "Налаштування":

Функції Windows, що допомагають в організації

У цьому розділі описано деякі особливості Microsoft Windows, які є благом для тих, хто сподівається бути оптимально організованим.

Порада #35. Використовуйте область "Улюблені посилання" для доступу до вбудованих папок

Створивши чудову нову систему подання, визначте, які папки ви отримуєте доступ до найчастіше, або які служать чудовими вихідними пунктами для розміщення решти файлів у вашій структурі папок, а потім покладіть посилання на ці папки в розділі «Вибране» Посилання "з лівої сторони вікна Провідника Windows (просто називається" Вибране "в Windows 7):

Деякі ідеї щодо папок, які ви можете додати, включають:

  • Ваша папка "Вхідні" (або що Ви називаєте) - найбільше важливо!
  • База вашої структури подання (наприклад, C: Файли)
  • Папка, яка містить ярлики для часто використовуваних папок на інших комп'ютерах у мережі (показано вище як Мережеві папки)
  • Папка, що містить ярлики для ваших поточних проектів (якщо ця папка не знаходиться в папці "Вхідні").

Отримання папок у цій області дуже просто - просто знайдіть потрібну папку та перетягніть її там!

Порада № 36. Налаштуйте панель місць у вікні «Файл / Відкрити» та «Файл / Зберегти»

Розглянемо знімок екрана нижче:

Виділені піктограми (разом звані "Барів місць") можна налаштувати так, щоб вони мали на увазі будь-яку папку, яку ви хочете отримати, дозволяючи миттєвий доступ до будь-якої частини вашої організаційної структури.

Примітка: ці Файл / Відкрити і Файл / Зберегти коробки були замінені новими версіями, які використовують "Улюблені посилання" для Windows Vista / Windows 7, але старіші версії (показані вище) як і раніше використовуються на диво великою кількістю програм.

Найпростіший спосіб налаштовувати ці піктограми - це використання редактора групової політики, але не всі мають доступ до цієї програми. Якщо ви це зробите, відкрийте його та перейдіть до:

Налаштування користувача> Адміністративні шаблони> Компоненти Windows> Провідник Windows> Загальний діалогове вікно відкритих файлів

Якщо ви не маєте доступу до редактора групової політики, вам потрібно буде потрапити до реєстру. Перейдіть до:

HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Windows CurrentVersion Policies comdlg32 Місця панелі

Після цього легко зробити бажані зміни. Вийдіть із системи і знову ввійдіть, щоб зміни вступили в силу.

Порада #37. Використовуйте панель швидкого запуску як запуск програми та файлів

Ця панель швидкого запуску (справа від кнопки "Пуск") є набагато кориснішою, ніж люди, які на це зараховують. У більшості людей це просто півдюжини значків, і використовуйте його для запуску лише цих програм. Але це дійсно може бути використано для негайного доступу до всього, що є у вашій системі подання:

Щоб отримати повні інструкції щодо того, як це зробити, відвідайте нашу виділену статтю на цю тему.

Порада № 38. Покладіть ярлик до провідника Windows на панель швидкого запуску

Це необхідно лише в Windows Vista та Windows XP. Нарешті, Microsoft Boffins отримав мудру та додавав його до Windows 7 Superbar за замовчуванням.

Провідник Windows - програма, що використовується для керування вашими файлами та папками, - це одна з найбільш корисних програм у Windows. Той, хто вважає себе серйозним щодо організації, потребує миттєвого доступу до цієї програми в будь-який час. Відмінне місце для створення ярликів для цієї програми можна знайти на панелі швидкого запуску Windows XP та Windows Vista:

Щоб отримати його там, знайдіть його в меню "Пуск" (зазвичай в розділі "Аксесуари"), а потім правою кнопкою миші перетягуйте його на панель швидкого запуску (і створіть скопіювати).

Порада № 39. Настроювання початкової папки для значка Superbar Explorer для Windows 7

Якщо ви використовуєте Windows 7, ваш Superbar включатиме піктограму провідника Windows. Натиснувши на піктограму, запуститься Провідник Windows (звичайно), і він почне роботу в папці "Бібліотеки". Бібліотеки можуть бути чудовими, як вихідна точка, але якщо ви створили саму папку "Вхідні", то, можливо, буде більше сенсу, щоб почати в цій папці кожен раз, коли ви запускаєте провідника Windows.

Щоб змінити це місце розташування папки за замовчуванням / початком, спочатку клацніть правою кнопкою миші значок Провідника в Superbar, а потім клацніть правою кнопкою миші Властивості:

Потім, в Цільова ціль поле в Властивості провідника Windows з'явиться поле, яке з'явиться, введіть % windir% explorer.exe а потім шлях до папки, з якої ви хочете почати. ​​Наприклад:

% windir% explorer.exe C: Files

Якщо ця папка виявилася на робочому столі (і називається, скажімо, "Вхідні"), то ви будете використовувати наступну розумність:

% windir% explorer.exe оболонка: робочий стіл Inbox

Потім натисніть в порядку і протестувати.

Порада № 40. Уммммм ...

Ні, це все. Я не можу думати про інше. Це все, що я можу придумати. Я тільки створив цей, тому що 40 - такий приємний круглий номер ...

Приклад дослідження - організований ПК

Щоб закінчити цю статтю, я включив кілька скріншотів мого (основного) комп'ютера (працює Vista). Метою тут є подвійне:

  1. Щоб надати вам почуття того, як це виглядає, коли наведені вище, іноді абстрактні, поради застосовуються до комп'ютера реального життя, і
  2. Щоб запропонувати деякі ідеї щодо папок та структури, які ви можете захотіти використати на власному ПК.

Почнемо з C: їхати сам Дуже мінімальний. Всі мої файли містяться всередині C: Файли. Я обмежую іншу частину прикладу для цієї папки:

Ця папка містить наступне:

  • Марка: Мої особисті файли
  • VC: Мій бізнес (Віртуальні твори, Австралія)
  • Інші містить файли, створені друзями та родиною
  • Дані містить файли з решти світу (можна розглядати як "загальнодоступні" файли, які зазвичай завантажуються з мережі)
  • Налаштування описаний вище в підказці № 34

The Дані папка містить наступні підпапки:

  • Аудіо: Радіопередачі, аудіокниги, подкасти тощо
  • Розвиток: Ресурси програміста та розробника, зразок вихідного коду тощо (див. Нижче).
  • Гумор: Анекдоти, веселі (ті повідомлення, які ми всі отримуємо)
  • Фільми: Завантажені та зняті фільми (звичайно, правові!), Їх скрипти, обкладинки DVD і т. Д.
  • Музика: (Дивись нижче)
  • Налаштування: Інсталяційні файли для програмного забезпечення (докладно описано в підказці № 33)
  • Система: (Дивись нижче)
  • Телевізор: Завантажені телепередачі
  • Писання: Книги, навчальні посібники тощо (див. Нижче)

The Музика папка містить наступні підпапки:

  • Обкладинки альбому: Сканування JPEG
  • Гітарні вкладки: Текстові файли гітарної музики
  • Списки: наприклад, "Топ 1000 пісень всіх часів"
  • Тексти пісень: Текстові файли
  • MIDI: Електронні музичні файли
  • MP3 (що становить 99% Музика папка): MP3-файли, зняті з компакт-дисків або завантажені, сортовані за іменем виконавця / альбому
  • Музичне відео: Відеокліпи
  • Ноти: зазвичай PDF-файли

The Дані Написання папка містить наступні підпапки:

(все досить незрозуміло)

The Дані Розвиток папка містить наступні підпапки:

Знову ж таки, все досить непорозуміння (якщо ви химерний)

The Дані System папка містить наступні підпапки:

Це, як правило, теми, плагіни та інші завантажувані програмні ресурси.

The Марка папка містить наступні підпапки:

  • Від інших: Зазвичай листи, написані мною іншими людьми (друзями, родиною тощо)
  • Для інших: Листи та інші речі, які я створив для інших людей
  • Зелена книгаНіхто з ваших справ
  • Списки відтворення: Файли M3U, які я склав із своїх улюблених пісень (плюс один файл відтворення M3U для кожного власного альбому)
  • Написання: Художня література, філософія та інші мої знання
  • Позначте документи: Ярлик на C: Users Mark
  • Налаштування: Ярлик на C: Файли Налаштування Позначити

The Інші папка містить наступні підпапки:

The VC (Віртуальні твори, моя справа - я розробляю веб-сайти) містить наступні підтеки:

І знову все це доволі непояснюване.

Висновок

Ці поради врятували мій розум і допомагали тримати мене продуктивним геєком, а як щодо вас? Які підказки і хитрості ви повинні зберігати свої файли? Будь ласка, поділіться ними з нами в коментарях. Давай, не соромся ...

Link
Plus
Send
Send
Pin